REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

//REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE2018-05-28T21:31:06+00:00

Henkilötietolain (528/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Lohjan Vuokra-asunnot Oy
Kauppakatu 6, 3. krs
08100 Lohja

2. Rekisteristä ja tietosuojasta vastaava henkilö

Lohjan Vuokra-asunnot Oy
Teija Ahlroth
019 355 808
toimisto@nulllova.fi

3. Rekisterin nimi

Sähköiset rekisterit:
Kiinteistö-, asiakas- ja vuokrareskontrajärjestelmä Tampuuri
Kiinteistö-, asiakas- ja vuokrareskontrajärjestelmä Visma Fivaldi (28.2.2018 saakka)

Manuaaliset rekisterit:
Asukasvalintajärjestelmä Rei -hakemukset, Excel listaus (28.2.2018 saakka)
Vuokra- ja autopaikkasopimukset liitteineen sekä niiden hallinnointiin liittyvät liitteet
Avainrekisteri
Asukasdemokratia
Asuinkiinteistöjen suojeluhenkilöstö
Henkilöstöhallinto

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen kuten mm:

  • asiakkaan tietojen ylläpito
  • sopimusten ylläpito
  • vuokrareskontran ylläpito
  • saatavien perintä
  • vuokrasopimusten päättäminen
  • asuntojen kunnossapito ja tämän osalta tarvittavien tietojen jakaminen rekisterinpitäjän sopimussuhteessa oleville huoltoyhtiöille
  • asumisen tukeminen kuten asumisneuvonta
  • asiakaskyselyt kuten asukastyytyväisyyskyselyt
  • asumiseen liittyvän informaation lähettäminen
  • asukasdemokratian ylläpito

Asukkaan nimi, osoite ja puhelinnumero -tietoja voidaan luovuttaa huolto- ja lukkoliikkeelle asumiseen liittyvien palveluiden tuottamiseksi ja turvaamiseksi.

Lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää rekisteripitäjän liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja asunnon hakijoista, vuokralaisista sekä mahdollisista kanssavuokralaisista:

Perustiedot, kuten

  • nimi
  • henkilötunnus
  • yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti)
  • sivilisääty
  • henkikirjoituspaikka
  • kansalaisuus ja äidinkieli

Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten

  • samassa taloudessa asuvien henkilöiden lukumäärä
  • samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
  • tieto edunvalvojasta
  • tiedot työpaikasta, ammatti, työsuhteen kestosta ja laadusta
  • tulo ja varallisuustiedot
  • luottotiedot
  • velkäjärjestelytieto
  • perintätieto
  • asiakkuutta edeltävän asunnon tiedot
  • asunnon tarvetta koskevat tiedot
  • vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot eli vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, vuokravakuustiedot sekä vuokrasuhteen päättämiset
  • alaikäisen vuokralaisen osalta vuokrasopimuksen allekirjoittaneen huoltajan yksilöintitiedot
  • reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet
  • pankkitilitiedot vuokrasuhteen irtisanomiseen liittyen

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa asuntohakemuksen sähköisestä palvelusta, vuokrasopimuksesta ja asiakaspalvelupuheluista/-sähköposteista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisteripitäjän muista henkilörekistereistä, irtisanoutuvilta asiakkailta, rekisteripitäjän yhteistyökumppaneilta sekä henkiötietoja koskevia palveluja tarjoavailta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Väestörekisterikeskukselta ja luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:n luottorekisteristä.

7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Lohjan Vuokra-asunnot Oy:n ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi perintää suorittavalle sopimuskumppaneille sekä tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin.

Rekisteristä luovutetaan tietoja kulloinkin voimassa olevan lain mukaan viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.

Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta tietoja voidaan siirtää tai ne voidaan kerätä suoraan rekisterinpitäjän sopimuskumppaneille (kuten isännöinti-, toimitus-, maksu- ja petoksenestopalveluiden tarjoajat, luottotietoyritykset sekä analyysiympäristöjen, markkinointipalvelujen ja -kyselyjen tarjoajat). Tällöin tietojenkäsittelyä koskevat velvollisuudet on järjestetty osapuolten välisin sopimuksin.

Tietoja voidaan siirtää käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta tietosuoja-asetuksen ja sovellettavan lainsäädännön sallimissa rajoissa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään, käytetään lain vaatimia turvatoimenpiteitä.

Lisäksi tietoja voidaan käyttää tai luovuttaa, mikäli se on tarpeen lain, säädöksen tai laillisen pyynnön johdosta sekä oikeusvaateilta puolustautumista varten.

8. Tietojen säilytysajat

  • Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin rekisteröity on asiakas-, sopimus- tai työsuhteessa rekisterinpitäjään, jonka jälkeen säilytettävät aineistot arkistoidaan arkistosuunnitelman mukaan.
  • Asiakaskohtaisia tietoja säilytetään järjestelmän aktiivitietokannassa niin kauan kuin asiakassuhteen hoitaminen sitä edellyttää.
  • Tietoja ei poisteta rekisteristä.
  • Henkilötiedot poistetaan, mikäli rekisteröity on pyytänyt henkilötietojensa poistamista tai peruuttanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn eikä henkilö ole sopimussuhteessa rekisterinpitäjään.

9. Rekisterin suojaus

Aineisto on suojattu ja arkistoidaan luotettavasti lukitussa ja valvotussa tilassa.

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.

Ainoastaan yksilöidyllä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella.

10. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriasioita hoitavalle henkilölle ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

Tarkastuspyyntöä ei voi tehdä puhelimitse, vaan sen on oltava kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu. Lohjan Vuokra-asunnot Oy:n kotisivuilta www.lova.fi löytyy Rekisteritietojen tarkastuspyyntö lomake, joka toimitetaan henkilökohtaisesti toimistoomme tai lähetetään postitse osoitteeseen Lohjan Vuokra-asunnot Oy, Kauppakatu 6, 3. krs, 08100 Lohja. Mukaan pyyntöön tulee laittaa tunnistusta varten kopio ajokortista, henkilökortista tai passista. Tiedot toimitetaan pyytäjälle yhden kalenterikuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia kirjallisesti virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta, rekisteripitäjän on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

11. Oikeus suostumuksen peruuttamiseen

Mikäli henkilötietojen käsittelyn oikeusperustana on rekisteröityjen antama suostumus, on rekisteröidyllä myös oikeus suostumuksen peruuttamiseen. Suostumuksen peruutusta tai käsittelyn vastustamista koskeva pyyntö on esitettävä rekisterinpitäjän rekisteristä vastaavalle henkilölle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, joka tulee esittää rekisterin yhteyshenkilölle.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat

Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä perii erillisen maksun.

Omia tietoja voi kysyä kerran vuodessa ilman erillistä maksua. Useammin saman vuoden aikana pyydettyjen omien tietojen maksu on 30 €/kerta.